Functienaam: Medewerker financieel-economische zaken
Adviesnummer: ABB/2011/8802
In haar vergadering van @ 2011 heeft de Commissie van advies bezwaren functiewaardering politie (hierna: de bezwarencommissie) het bezwaar behandeld van @ tegen de waardering van de organieke functie van Medewerker financieel-economische zaken in schaal 6 bij @.
Dit bezwaar is verwoord in de aan het bevoegd gezag gerichte brief van @ 2011 en is in genoemde vergadering van de commissie nader mondeling toegelicht.
Samengevat komen de argumenten van het bevoegd gezag en de ambtenaar op het volgende neer.
Het bevoegd gezag deelt bij brief van @ 2010 mede, dat het voornemens om de functie van de
ambtenaar, die van Medewerker financieel economische zaken, in te delen in niveau schaal 6.
De functie is gewaardeerd, omdat een inventarisatie heeft plaatsgevonden naar de werkzaamheden van de ambtenaar. De inventarisatie van de werkzaamheden is eerst opgesteld door de ambtenaar en daarna beoordeeld door @. De werkzaamheden zoals die door partijen van toepassing worden geacht, zijn uiteengezet in de brief van @ 2010.
Het bevoegd gezag heeft zich bij het voornemen laten adviseren door een Senior adviseur organisatie en formatie.
Uit het advies blijkt, dat de inhoud van de functie van de ambtenaar is getoetst aan die van de referentiefuncties van Medewerker financieel beheer A (schaal 6) en Medewerker financieel beheer B (schaal 7), beide uit de reeks Financieel-economische Zaken (nr. 17) van het Referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse Politie. Op grond van de toetsing is geadviseerd de functie in te delen in schaal 6.
Door middel van de brief van @2010 geeft de ambtenaar aan, bedenkingen te hebben tegen het voorgenomen besluit van het bevoegd gezag om de functie van Medewerker financieel-economische zaken in te delen in schaal 6.
De ambtenaar is van mening dat de organieke functie qua zwaarte vergelijkbaar is met de functie van Vakman financieel-economische zaken, die is gewaardeerd in schaal 7.
In de brief van @ 2011 geeft het bevoegd gezag aan, dat het de functie van bezwaarde, die van Medewerker financieel economische zaken, indeelt in schaal 6.
Het bevoegd gezag heeft zich bij de beslissing laten adviseren door de Heroverwegingscommissie functiewaardering @ (verder HOC) en heeft dit advies gevolgd.
De HOC geeft aan dat het geschil is ontstaan naar aanleiding van de bepaling van de uitgangspositie van de ambtenaar in het kader van een reorganisatie. Advisering hieromtrent behoort in principe niet tot de taak van de HOC. Echter, omdat het geschil zich toespitst op de vraag of de functie van de ambtenaar correct is gewaardeerd is een grond gevonden om toch advies uit te brengen over de gegrondheid van de bedenkingen.
Vervolgens heeft de HOC aangegeven, dat de functie van Vakman FEZ, waar de ambtenaar naar verwijst geen deel uitmaakt van het hiertoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vastgestelde referentiemateriaal. De HOC heeft toetsing aan deze functie daarom achterwege gelaten.
Vervolgens heeft de HOC de inhoud van de functie van de ambtenaar getoetst aan de reeks Financieel-economische zaken, subreeks Financieel Beheer (nr. 17) in het bijzonder aan de inhoud van de referentie-functies van Medewerker financieel beheer A (schaal 6) en Medewerker financieel beheer B (schaal 7).
Toetsing leidt volgens de HOC tot de conclusie dat de inhoud van de functie van de ambtenaar qua zwaarte overeenkomt met die van de referentiefunctie van Medewerker financieel beheer A (schaal 6). De HOC acht de inhoud van de functie van de ambtenaar minder zwaar dan die van de referentiefunctie van Medewerker financieel beheer B (schaal 7).
De HOC geeft daarom aan, dat de organieke functie van de ambtenaar, die van Medewerker FEZ, behoort te worden ingedeeld in schaal 6.
In de brief van @ 2011 is namens de ambtenaar aangegeven, dat de ambtenaar bezwaar heeft tegen het besluit van het bevoegd gezag om de functie van Medewerker FEZ in te delen in schaal 6.
Het bezwaar wordt aangevuld en onderbouwd in de brief namens de ambtenaar van @ 2011.
Inhoudelijk is gebleken, dat bezwaar bestaat tegen het toetsen aan de referentiefuncties van Medewerker financieel beheer A (schaal 6) en Medewerker financieel beheer B (schaal 7) uit de reeks Financieel Economische Zaken (nr. 17).
Bezwaarde is van mening, dat de intern als normfunctie gehanteerde functie van Vakman FEZ (schaal 7) van toepassing moet worden geacht.
Daarnaast is, volgens bezwaarde, onvoldoende gewicht toegekend aan de opgedragen werkzaamheden.
Er is gewezen op het zelfstandig voeren van administraties voor op zich zelf staande projecten.
Ten aanzien van het advies van de HOC merkt bezwaarde op, dat er ten onrechte van is uit gegaan, dat slechts sprake is van het voeren van projectadministraties ten aanzien van logistieke en facilitaire zaken en dat zij geen medewerkers met functies die zijn ingedeeld in schaal 6 instrueert en begeleidt.
Vervolgens is met betrekking tot de functiebeschrijving opgemerkt, dat op aangeven van de leidinggevende, niet een uitputtend overzicht van werkzaamheden is opgesteld. Hierdoor is het houden van de verschillende boekhoudkundige controles onvoldoende tot uitdrukking gekomen.
Voorts wordt in het bezwaarschrift een opsomming en toelichting op de binnen de functie uit te voeren werkzaamheden gegeven.
Niveaubepalend acht bezwaarde het voeren van de volledige administratie en subadministratie.
Met betrekking tot logistieke en facilitaire ondersteuning is aangegeven, dat deze is belegd bij de administratieve ondersteuning (schaal 6). De controle hierop berust bij bezwaarde.
De bezwarencommissie concludeert uit de met de adviesaanvraag meegezonden stukken, dat de ambtenaar bezwaar maakt tegen de indeling van de functie van Medewerker financieel economische zaken in niveau schaal 6.
De bezwarencommissie heeft de inhoud van de functie getoetst aan de geldende normen, zoals vastgelegd in het referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse Politie, dat door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is vastgesteld voor de toepassing van het Besluit bezoldiging politie, artikel 6, tweede lid.
In de Regeling bezwarenprocedure functiewaardering politie van 5 augustus 1994 is in de Toelichting onder Algemeen eerste alinea aangegeven dat op grond van artikel 6, tweede lid van het BBP, het technisch systeem en het referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse Politie zijn vastgesteld als systeem van functiewaardering voor de Nederlandse Politie.
In de volgende zin is aangegeven, dat het gaat om de beschrijving, waardering en indeling van de organieke functie, welke plaatsvindt aan de hand van het genoemd referentiemateriaal.
In de genoemde regeling is tevens opgenomen, dat de regeling bezwarenprocedure functiewaardering het karakter heeft van een revisie-procedure. De regeling heeft namelijk betrekking op het bepalen van de waardering en indeling (de functiewaardering) van de organieke functie van de ambtenaar. De ambtenaar kan de eigen functie vergelijken met en toetsen aan de referentiefuncties.
Uit het vorenstaande maakt de bezwarencommissie op, dat in het kader van de bezwarenprocedure de zwaarte van de organieke functie inhoudelijk behoort te worden getoetst aan de referentiefuncties uit het hiertoe door de Minister vastgestelde referentiemateriaal.
Toetsing aan de inhoud van de kennelijk intern als normfunctie gehanteerde functie van Vakman FEZ laat de bezwarencommissie daarom achterwege.
De bezwarencommissie merkt op, dat hetgeen de ambtenaar overigens nog heeft aangevoerd met betrekking tot het zorgvuldigheidsbeginsel en het gelijkheidsbeginsel in de advisering door de bezwarencommissie buiten beschouwing wordt gelaten, aangezien de bezwarencommissie zich in haar advisering beperkt tot de functiewaarderingstechnische aspecten van het bezwaar. Uit het bepaalde in artikel 7:12 van de Awb vloeit echter voort dat bij de beslissing op bezwaar door het bevoegd gezag ook moet worden ingegaan op genoemde bezwaren.)
Als uitgangspunt voor de bepaling van de zwaarte van de organieke functie van de ambtenaar heeft de bezwarencommissie genomen de opgave van werkzaamheden, zoals opgenomen in de brief van @ 2010 met kenmerk @.
De ambtenaar acht de door het bevoegd gezag gehanteerde referentiefuncties niet geschikt voor het toetsen van de inhoud van de organieke functie.
De bezwarencommissie deelt dit standpunt niet, omdat in de genoemde referentiefuncties werkzaamheden zijn opgenomen die qua aard vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden, zoals opgenomen in de organieke functie. Daarnaast dient de bezwarencommissie te onderzoeken of de zwaartebepaling, zoals verricht door het bevoegd gezag deugdelijk tot stand is gekomen.
De bezwarencommissie heeft de inhoud van de organieke functie van Medewerker financieel economische zaken getoetst aan de geldende normen, zoals vastgelegd in het referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse Politie, dat door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is vastgesteld voor de toepassing van het Besluit bezoldiging politie, artikel 6, tweede lid, waaronder de reeks Financieel-economische Zaken, subreeks Financieel beheer (nr. 17), in het bijzonder de referentiefuncties van Medewerker financieel beheer A (schaal 6) en Medewerker financieel beheer B (schaal 7).
In de brief van @ 2010, kenmerk @, is opgenomen, dat de functie van de ambtenaar is gericht op het:
Verder is vermeld, dat de ambtenaar functioneel deel uitmaakt van een clustergroep binnen het team @ en fungeert als (financieel) intermediair tussen de programmamanager en de verantwoordelijke personen belast met logistieke en facilitaire zaken.
Toetsing van de inhoud van de functie van de ambtenaar aan de inhoud van de referentiefunctie van Medewerker Financieel Beheer A (schaal 6) uit de reeks Financieel-economische Zaken, subreeks Financieel Beheer (nr. 17), leert het volgende.
De referentiefunctie is opgebouwd uit de volgende hoofdtaken: Financieel beheer en Contacten.
Aan de hoofdtaken wordt vormgegeven door: het vervaardigen van de maandverantwoording (baten/lasten); het bepalen van de boekingsgang te verwerken bescheiden en het nagaan van fouten; het toetsen van aanvraagmachtigingen bewaken van budgetten, kredieten en liquiditeitspositie; het bijhouden en controleren van de subadministratie; het controleren van openstaande verplichtingen; het controleren van de werkzaamheden van de Financieel Administratief Medewerkers; het voeren van een derdenadministratie; het maken van de kostenraming; het opstellen van de ontwerpbegroting.
Daarnaast worden contacten onderhouden met interne en externe personen en instanties (accountants, banken, verzekeringsmaatschappijen, belastingdienst etc.).
Niveaubepalend is het voeren van een volledige administratie en subadministratie op basis van kennis van voorschriften, richtlijnen en regelingen.
Toetsing leert, dat in beide functies sprake is van het opstellen van financiële planningen. In de organieke functie gebeurt dit door de adviserende taak bij het opstellen van begrotingen en budgetplannen, terwijl in de referentiefunctie sprake is van het opstellen van een ontwerpbegroting.
In zowel de organieke functie als in de referentiefunctie is sprake van het leveren van financiële gegevens. In de organieke functie is dit benoemd als het opstellen van financiële rapportage met daarin de uitputting van de projecten, terwijl in de referentiefunctie is opgenomen het vervaardigen van de maandverantwoording.
Vervolgens is in beide functies sprake van het uitvoeren van een administratie, in de organieke functie door het boeken van facturen en declaraties op projecten, het uitvoeren van boekhoudkundige controle en het corrigeren van onterechte boekingen en in de referentiefunctie het bepalen van de boekingsgang van te verwerken bescheiden en het nagaan van fouten en het bijhouden en controleren van een subadministratie.
De bezwarencommissie is, op grond van het vorenstaande, van mening dat de inhoud van de organieke functie van Medewerker financieel-economische zaken qua zwaarte vergelijkbaar is met de inhoud van de referentiefunctie van Medewerker financieel beheer A (schaal 6).
Omdat nog niet alle aspecten aan de orde zijn geweest, heeft de bezwarencommissie vervolgens de inhoud van de functie van de ambtenaar getoetst aan de inhoud van de referentiefunctie van Medewerker Financieel Beheer B (schaal 7) uit dezelfde reeks.
De referentiefunctie is opgebouwd uit de volgende hoofdtaken:
Financieel beheer, Informeren en signaleren, Overige werkzaamheden en Contacten.
Aan de hoofdtaken wordt invulling gegeven door: het beheren van het grootboekrekeningschema, het bewaken en aansluiten van de subadministraties crediteuren en debiteuren en saldo in de grootboekadministratie; het periodiek specificeren en beoordelen van openstaande posten in subadministraties en het verstrekken van informatie; het toezien op een correcte verwerking van genomen besluiten in subadministraties door financiële administratie(s); het signaleren van dreigende budgetoverschrijdingen aan budgethouders en het opstellen van een pakket aan maatregelen; het informeren over de te hanteren procedures, signaleren van knelpunten in bestaande financiële procedures en ontwerpen van nieuwe procedures; het informeren over knelpunten in het verloop van de financiële processen en over aanpassingen of correcties in het crediteuren/debiteurenbestand en het opstellen van de periodieke en jaarlijkse conceptbalans en exploitatierekening (baten/lasten); het instrueren en begeleiden van Medewerkers Financieel Beheer A (schaal 6).
Daarnaast worden contacten onderhouden met interne en externe personen en instanties (accountants, banken, verzekeringsmaatschappijen, belastingdienst etc.).
Niveaubepalend is; het voeren van de volledige administratie en subadministratie(s); het beschikken over volledige kennis van voorschriften, richtlijnen en regelingen en het hebben van een informerende en signalerende rol naar de (decentrale) budgethouders.
Toetsing leert, dat in zowel de organieke functie van de ambtenaar als in de referentiefunctie sprake is van informatieverstrekking. In de organieke functie geschiedt dit door het opstellen van financiële rapportages met daarin de uitputting van de projecten, terwijl in de referentiefunctie sprake is van het informeren over knelpunten in het verloop van financiële processen, en het informeren over dreigende budgetoverschrijdingen.
Daarnaast is in beide functies sprake van een controlerende rol, in de organieke functie door het verrichten van boekhoudkundige controle op projecten en het corrigeren van onterechte boekingen op het project, waar het in de referentiefunctie gaat om het toezien op de correcte verwerking van genomen besluiten in de subadministraties.
Echter, in de referentiefunctie is sprake van het opstellen van een pakket aan maatregelen bij dreigende budgetoverschrijdingen en het ontwerpen van nieuwe procedures bij gesignaleerde knelpunten in bestaande financiële administraties. Uit de vorenstaande werkzaamheden blijkt, dat in de referentiefunctie verantwoordelijkheid bestaat voor de inrichting van financiële processen en dat wordt meegedacht over oplossingen bij problematiek die wordt gesignaleerd als resultante van de administratieve werkzaamheden.
In de organieke functie is op dit gebied genoemd het adviseren over het inrichten van financiële administraties bij landenprogramma’s en projectmatige samenwerking op het gebied van niet-operationele politiesamenwerking.
De bezwarencommissie acht het hieromtrent gestelde in de referentiefunctie zwaarder dan het bedoelde in de organieke functie.
Daarnaast is in de referentiefunctie vermeld, dat sprake is van het instrueren en begeleiden van Medewerkers financieel beheer A, terwijl in de organieke functie geen begeleidende of instruerende rol is opgenomen.
De bezwarencommissie heeft ìn de organieke functie van de ambtenaar geen werkzaamheden aangetroffen die dit geconstateerde verschil in zwaarte compenseren en acht daarom de inhoud van de referentiefunctie van Medewerker financieel beheer zwaarder dan de inhoud van de organieke functie van Medewerker FEZ.
Op grond van het vorenstaande concludeert de bezwarencommissie dat de organieke functie van Medewerker FEZ behoort te worden ingedeeld in het niveau van salarisschaal 6. De bezwarencommissie acht de bezwaren van de ambtenaar ongegrond.
De bezwarencommissie voegt bij deze brief het verslag van de in deze zaak gehouden hoorzitting, dat geacht wordt deel uit te maken van het advies. Tevens voegt zij hierbij voor de ambtenaar bestemde afschriften van deze brief en van het verslag. De bezwarencommissie verzoekt u deze afschriften aan betrokkene uit te reiken tezamen met uw beslissing op het bezwaar. Van die beslissing ontvangt de bezwarencommissie graag gelijktijdig een afschrift.
Hoogachtend
Namens de bezwarencommissie,
voorzitter
secretaris
