Secretarieel Medewerker Regiobureau
Veiligheid
ABB/2004/2184
september 2004
In haar vergadering van @ heeft de bezwarencommissie functiewaardering
politie het bezwaar behandeld van mevrouw @ tegen de waardering van de
functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid in schaal
5 bij het Regiobureau Veiligheid bij de politie regio @.
Dit bezwaar is verwoord in de aan het bevoegd gezag gerichte brief van
@ en is in genoemde vergadering van de commissie nader mondeling toegelicht.
Samengevat komen de argumenten van het bevoegd gezag en de ambtenaar
op het volgende neer.
Het bevoegd gezag deelt op @ de ambtenaar mede, dat het voornemens is
de waardering van de organieke functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau
Veiligheid vast te stellen op schaal 5 van het Besluit Bezoldiging Politie
(BBP). Voor het bevoegd gezag is leidraad voor de motivering van de waardering
van de functie de referentiefunctie van Secretarieel Medewerker B (schaal
5) uit de reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning (nr. 14),
de referentiefunctie van Administratief Medewerker B (schaal 4) uit de
reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning (nr. 14) en de referentiefunctie
van Medewerker Post- en Archiefzaken B (schaal 5) uit de reeks Administratieve
en Documentaire Ondersteuning (nr. 14) van het referentiemateriaal Nederlandse
Politie.
De ambtenaar geeft, bij brief van @ van haar raadsman, haar bedenkingen
weer tegen de (voorgenomen) waardering van de organieke functie van Secretarieel
Medewerker Regiobureau Veiligheid, schaal 5. De ambtenaar beargumenteert
haar bedenkingen als volgt: de voor de waardering van haar functie gebruikte
referentiefuncties, met name de functie van Secretarieel Medewerker B
komen, op (bepaalde) onderdelen heel goed overeen. Een substantieel aantal
opgedragen werkzaamheden is, naar haar oordeel, niet terug te vinden
in de vermelde referentiefuncties. In het kader van het doel van de functie
merkt bezwaarde op dat bij het waarderen van de organieke functie in
ogenschouw dient te worden genomen, dat de secretariële en administratieve
ondersteuning in brede zin wordt verleend ten behoeve van de leiding
en medewerkers van het bureau.
De functiebestanddelen die niet in de gehanteerde referentiefuncties
zijn terug te vinden zijn, maar wel in haar functie en de referentiefunctie
van Managementassistent A (schaal 6) voorkomen zijn:
Bezwaarde stelt zich op het standpunt dat, met inachtneming van het
vorenstaande, de organieke functie vergeleken dient te worden met
de referentiefunctie
van Managementassistent A, (schaal 6) uit de reeks Administratieve
en Documentaire Ondersteuning (nr. 14).
Daarnaast acht bezwaarde de referentiefunctie van Managementassistent
B (schaal 7) uit de reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning
(nr. 14), zwaarder.
Het bevoegd gezag stelt in zijn brief van @, de waarderingsuitkomst van
de (organieke) functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid
vast en deelt deze functie in, in schaal 5 van het BBP. Het bevoegd gezag
baseert zich hierbij op het advies van de Heroverwegingscommissie functiewaardering.
De Heroverwegingscommissie (HOC) constateert (samengevat) na hoor en
wederhoor, dat voor de bepaling van de zwaarte van de functie toetsing
dient plaats te vinden aan de referentiefunctie van Secretarieel Medewerker
B (schaal 5) uit de reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning
(nr. 14), de referentiefunctie van Administratief Medewerker B (schaal
4) uit de reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning (nr. 14)
en de referentiefunctie van Medewerker Post- en Archiefzaken B (schaal
5) uit de reeks Administratieve en Documentaire Ondersteuning (nr. 14)
van het referentiemateriaal Nederlandse Politie.
De HOC constateert dat tussen de organieke functie en de door bezwaarde
aangehaalde referentiefunctie van Managementassistent A, schaal 6 significante
verschillen bestaan. De HOC merkt op dat in de referentiefunctie van
Managementassistent A, met betrekking tot de niveaubepalende elementen,
sprake is dat inzicht wordt vereist in het beleids- en bestuursterrein
van de sectorleiding. Naar het oordeel van de HOC staat vast dat in de
rol van de Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid kan worden
volstaan met “bekendheid” met de vakmaterie van de projecten
die worden ondersteund en dat de aard van de vermelde activiteiten geen
inhoudelijke kennis vereist om de gewenste resultaten voort te brengen.
Daarnaast merkt de HOC op dat in de organieke functie geen sprake is
van het in algemene zin ondersteunen van de sectorleiding, hetgeen in
de referentiefunctie van Managementassistent A als een vereiste is gekenmerkt.
Op basis van vorenstaande argumenten komt de HOC tot de slotsom, dat
de naar voren gebrachte bedenkingen ongegrond zijn.
Op @ geeft de ambtenaar middels haar raadsman aan, zich niet te kunnen
verenigen met de vastgestelde waardering van haar functie van Secretarieel
Medewerker Regiobureau Veiligheid in niveau schaal 5. De eerder door
haar ingediende bedenkingen dienen ten behoeve van onderhavig bezwaarschrift
als herhaald en ingelast te worden beschouwd. De door de HOC verwoorde
significante verschillen tussen de organieke functie en de referentiefunctie
van Managementassistent A (schaal 6) worden door bezwaarde niet gedeeld.
Met betrekking tot de organisatorische setting van de organieke functie
merkt bezwaarde op dat deze niet identiek is aan de referentiefunctie
en dat geen (rechts)regel zich ertegen verzet om gebruik te maken van
voornoemde referentiefunctie.
Bezwaarde acht het passend, dat het bevoegd gezag de referentiefunctie
van Managementassistent A (schaal 6) van toepassing verklaart ten behoeve
van de vaststelling van het waarderingsniveau van haar functie. Ten
aanzien van haar overige argumenten verwijst de bezwarencommissie kortheidshalve
naar de inhoud van haar bezwaar.
Betrokkene concludeert dat het advies dat ten grondslag ligt aan het bestreden besluit, niet zorgvuldig tot stand is gekomen en dat haar eerdere bedenkingen niet, althans niet in voldoende mate, zijn weerlegd. Het bestreden besluit is niet zorgvuldig voorbereid overeenkomstig artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht en niet deugdelijk gemotiveerd overeenkomstig artikel 3:46 van dezelfde wet.
Bevindingen van de bezwarencommissie
De bezwarencommissie concludeert uit de met de adviesaanvraag meegezonden stukken dat de ambtenaar bezwaar maakt tegen de indeling van de functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid in schaal 5.
De bezwarencommissie merkt op, dat hetgeen de ambtenaar overigens nog heeft aangevoerd met betrekking tot de zorgvuldigheid, deugdelijkheid etc. in de advisering door de commissie buiten beschouwing wordt gelaten, aangezien de commissie zich in haar advisering beperkt tot de functiewaarderingstechnische aspecten van het bezwaar. Uit het bepaalde in artikel 7:12 van de Awb vloeit echter voort dat bij de beslissing op bezwaar door het bevoegd gezag ook ingegaan moet worden op genoemde bezwaren.
Als uitgangspunt voor de bepaling van de zwaarte van de organieke functie
heeft de bezwarencommissie genomen de niet door partijen getekende
functiebeschrijving van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid.
De bezwarencommissie heeft de inhoud van de functie getoetst aan de
geldende normen, zoals vastgelegd in het referentiemateriaal Functiewaardering
Nederlandse Politie, dat door de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties
is vastgesteld voor de toepassing van het Besluit bezoldiging politie,
artikel 6, tweede lid, waaronder de reeks Administratieve en Documentaire
Ondersteuning (nr. 14), in het bijzonder de functie van Administratief
Medewerker C (schaal 5), subreeks Aministratie en de reeks Administratieve
en Documentaire Ondersteuning (nr. 14), subreeks Managementondersteuning,
in het bijzonder de functies van Secretarieel Medewerker B (schaal
5) en Managementassistent A (schaal 6).
Naar het oordeel van de bezwarencommissie sluit de gehanteerde referentiefunctie
van Administratief Medewerker B (schaal 4) uit de reeks Administratieve
Ondersteuning (nr. 14) onvoldoende aan bij de inhoud en het opleidingsniveau
van de organieke functiebeschrijving van Secretarieel Medewerker Regiobureau
Veiligheid, daar in vermelde referentiefunctie sprake is van een puur
uitvoeringsgerichte functie en geen sprake is van een HAVO/MBO werk-
en denkniveau; aangevuld met kennis van het beleids-/werkterrein waarop
het bureau Veiligheid zich richt.
De bezwarencommissie heeft de inhoud van de organieke functie van betrokkene
eerst getoetst aan de inhoud van de referentiefunctie van Administratief
Medewerker C (schaal 5) uit genoemde reeks 14. In de referentiefunctie
is sprake van coördinatie, hetgeen zich vertaalt in het verdelen
van de werkzaamheden van enkele medewerkers; het begeleiden van en het
fungeren als vraagbaak voor minder ervaren collegae en het verzorgen
van het applicatiebeheer van bij de administratie gebruikte software;
het bijhouden van één of enkele geautomatiseerde administraties
(ziekte, verlof etc.); het aanmaken van overzichten op basis van soms
summiere gegevens; het registreren, rubriceren en administreren van diverse
bescheiden; het zorgen voor het archiveren van stukken; het invoeren
van gegevens in het geautomatiseerde systeem en het verwerken van declaraties.
De niveaubepalende elementen zijn het coördineren van werkzaamheden
en kennis van applicaties. Eigen oordeelsvorming en handelingskeuze ten
aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden.
In de organieke functie van de ambtenaar is sprake van de navolgende
hoofdtaken: Secretariaat; Regelende taken; Administratie/documentatie
en Overige taken. Uitgewerkt resulteert dit in subtaken, zoals: het bijhouden
van de agenda’s van de medewerkers van het bureau Veiligheid; het
beoordelen van binnenkomende gesprekken en het zelfstandig beantwoorden
van vragen dan wel doorverwijzen; het behandelen van (routine)correspondentie
ten behoeve van diverse projecten; het op basis van steekwoorden opstellen
van brieven; het ten behoeve van vergaderingen attenderen op samenhang
in onderwerpen, onvolledigheid etc.; het vastleggen van conclusies/afspraken,
actiepunten en dergelijke en het bewaken van de voortgang en afdoening;
het maken van overzichten, resumés en dergelijke; het behandelen
van de post door deze uit te splitsen naar aard en urgentie, het bewaken
van de voortgang en het controleren van de uitgaande post en het verzorgen
van de administratieve afdoening en verzending; het afstemmen en noteren
van diverse vragen ten behoeve van vergaderingen; het regelen van vergaderingen,
het zorgen voor de belegstukken en het verzorgen van de notulen; het
deelnemen aan werkoverleg(vormen) en het maken van overzichten van afgesproken
actiepunten en het bewaken van deze; het regelen van bezoeken en het
ontvangen van bezoekers; het opzetten van een werkdocument met een diversiteit
aan vaktechnische onderwerpen en het hieruit verstrekken van gegevens;
het invoeren van diverse (soms vertrouwelijke) gegevens in (geautomatiseerde)
bestanden; het combineren en verstrekken van gegevens uit diverse administraties;
het bijhouden van diverse (financiële) administraties; het bewaken
van procedures en termijnen van afdoening; het maken van diverse overzichten
en het verrichten van archiefwerkzaamheden; het beheren van kantoorartikelen,
audiovisuele middelen en overig materiaal dat ter ondersteuning van projecten
wordt gebruikt; het controleren van de begroting van het bureau Veiligheid,
het beheren van de kleine kas, het innen van binnenkomende gelden en
het controleren en coderen van rekeningen; het ondersteunen van de medewerkers
in algemene zin (b.v. bij het opzetten van symposia, presentaties en
andere bijeenkomsten); het bestellen van kantoorartikelen en het deelnemen
aan diverse vormen van overleg binnen het eigen onderdeel.
Niveaubepalend is het ondersteunen van de leiding en de medewerkers van
het Regiobureau Veiligheid, het zelfstandig handelen, bekendheid met
de vakmaterie op het gebied van diverse projecten en het organiseren
en notuleren van vergaderingen, alsmede het verzorgen van correspondentie.
Toetsing leert de bezwarencommissie dat in beide functies sprake is van
administratieve en documentaire taken. De bezwarencommissie heeft geconstateerd,
dat in de referentiefunctie onder andere sprake is van het bijhouden
van één of enkele geautomatiseerde administraties (ziekte,
verlof etc.); het aanmaken van overzichten op basis van soms summiere
gegevens; het registreren, rubriceren en administreren van diverse bescheiden;
het zorgen voor het archiveren van stukken; het invoeren van gegevens
in het geautomatiseerde systeem en het verwerken van declaraties. Uit
de inhoud van de organieke functie heeft de bezwarencommissie opgemaakt
dat bezwaarde zorg draagt voor het opzetten van een werkdocument met
een diversiteit aan vaktechnische onderwerpen en het hieruit verstrekken
van gegevens; het invoeren van diverse (soms vertrouwelijke) gegevens
in (geautomatiseerde) bestanden; het combineren en verstrekken van gegevens
uit diverse administraties; het bijhouden van diverse (financiële)
administraties; het bewaken van procedures en termijnen van afdoening;
het maken van diverse overzichten en het verrichten van archiefwerkzaamheden.
In de referentiefunctie is daarnaast sprake van coördinerende taken
zoals het verdelen van de werkzaamheden van de collegae en het verzorgen
van het applicatiebeheer van de bij de administratie gebruikte software,
hetgeen in de organieke functie niet voorkomt. In de organieke functie
is daarentegen sprake van het organiseren en notuleren van vergaderingen;
het maken van overzichten en resumés; het controleren van de begroting
van het bureau Veiligheid; het opzetten van een werkdocumentatie met
een diversiteit aan vaktechnische onderwerpen en het verstrekken van
gegevens hieruit en het op basis van steekwoorden opstellen van brieven.
De bezwarencommissie constateert, op basis van de functie-inhoud en hetgeen
partijen hieromtrent ter zitting hebben toegelicht, dat de organieke
functie iets zwaarder
is, hetgeen ook tot uitdrukking komt bij de indicatieve functie-eisen, waar weliswaar
in beide functies sprake is van een HAVO/MBO werk- en denkniveau, maar in de
organieke functie tevens sprake is van benodigde kennis van het beleids-/werkterrein,
waarop het bureau Veiligheid zich richt. Op grond van het vorenstaande is de
bezwarencommissie van mening dat, de referentiefunctie van Administratief Medewerker
C (schaal 5) iets lichter is in vergelijking tot de inhoud van de organieke functie
van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid.
Vervolgens heeft de bezwarencommissie de inhoud van de organieke functie
van betrokkene getoetst aan die van de referentiefunctie van Secretarieel
Medewerker
B (schaal 5) uit reeks nr. 14. In de referentiefunctie is sprake van werkzaamheden,
zoals: het beoordelen van binnengekomen gesprekken en het zelfstandig afhandelen
of het delegeren van de afhandeling en het afstemmen van diverse afspraken voor
vergaderingen; het opzetten van werkdocumentatie met een diversiteit aan vaktechnische
onderwerpen en/of beleidsonderwerpen en het verstrekken van gegevens; het afdoen
van routinecorrespondentie en het opstellen van brieven op basis van steekwoorden;
het notuleren van vergaderingen, het attenderen op samenhangen, onvolledigheden,
het maken van resumés, overzichten e.d.; het organiseren van vergaderingen
en het op eigen initiatief schriftelijk, mondeling, telefonisch opvragen, aannemen
en verstrekken van vertrouwelijke informatie.
Niveaubepalend is het notuleren van vergaderingen en het verzorgen van correspondentie
aan de hand van steekwoorden. Het zeer zelfstandig handelen en bekendheid met
de vakmaterie op het desbetreffende terrein.
Toetsing leert de bezwarencommissie, dat in de referentiefunctie onder andere
sprake is van: het opzetten van werkdocumentatie met een diversiteit aan vaktechnische
onderwerpen en/of beleidsonderwerpen en het verstrekken van gegevens. In de organieke
functie van de ambtenaar is sprake van het opzetten van een werkdocument met
een diversiteit aan vaktechnische onderwerpen en het hieruit verstrekken van
gegevens. Hieruit maakt de bezwarencommissie op, dat in beide functies sprake
is van veelal gelijksoortige secretariële taken, met daarnaast een aantal
uitvoerende taken. Tevens heeft de bezwarencommissie geconstateerd dat in de
referentiefunctie sprake is van een HAVO niveau aangevuld met ervaring en functiegerichte
applicaties. In de organieke functie is sprake van een HAVO/MBO werk- en denkniveau,
met ruime ervaring, functiegerichte applicaties en kennis van het beleids-/werkterrein
waarop het bureau Veiligheid zich richt. De bezwarencommissie merkt op, dat geen
absolute waarde kan worden gehecht aan het aangegeven opleidingsniveau bij de
zwaartebepaling van een functie, maar het geeft wel een duidelijke schets in
welk licht de verantwoordelijkheden moeten worden gezien. De bezwarencommissie
is op grond van het vorenstaande en hetgeen partijen hieromtrent ter zitting
hebben toegelicht van mening, dat de vermelde taken en het opleidingsniveau in
de organieke functie qua zwaarte van een iets hoger niveau zijn dan die van de
eerder genoemde referentiefunctie van Secretarieel Medewerker B (schaal 5).
Ten slotte heeft de bezwarencommissie de inhoud van de organieke functie
van
betrokkene getoetst aan die van de referentiefunctie van Managementassistent
A (schaal 6) uit reeks nr. 14. In de referentiefunctie is sprake van werkzaamheden,
zoals: het beoordelen van binnengekomen gesprekken en het zelfstandig afhandelen
of het delegeren van de afhandeling en het afstemmen van diverse afspraken voor
vergaderingen; het opzetten van een werkdocumentatie met een ruime diversiteit
aan vaktechnische onderwerpen en/of beleidsonderwerpen en het verstrekken van
gegevens hieruit; het opstellen/aanpassen en bewaken van het werkprogramma van
de sectorleiding; het opstellen/aanpassen/wijzigen van (administratieve) procedures/richtlijnen
voor de inrichting van werkdocumentaties; het afdoen van routinecorrespondentie
en het opstellen van brieven op basis van steekwoorden; het notuleren van vergaderingen,
het attenderen op samenhangen, onvolledigheden, het maken van korte resumés,
overzichten e.d.; het beoordelen en zelfstandig afhandelen van binnengekomen
gesprekken; het voeren van het secretariaat ten behoeve van commissies, werkgroepen
e.d.; het organiseren van vergaderingen en het op eigen initiatief schriftelijk,
mondeling en telefonisch opvragen, aannemen en verstrekken van korte resumés;
het bijwonen van het werkoverleg en het samenstellen van de actielijsten en het
bewaken van de voortgang van de actiepunten en kritische termijnen ook ten aanzien
van die van andere uitgezette vragen.
Niveaubepalend is het ondersteunen van de sectorleiding, het zelfstandig handelen,
alsmede het hebben van inzicht in beleids- en bestuursterrein sectorleiding.
Toetsing leert de bezwarencommissie, dat in de referentiefunctie onder andere
sprake is van het opzetten van een werkdocumentatie met een ruime diversiteit
aan vaktechnische onderwerpen en/of beleidsonderwerpen en het verstrekken van
gegevens hieruit. In de organieke functie van bezwaarde is sprake van het opzetten
van een werkdocument met een diversiteit aan vaktechnische onderwerpen en het
hieruit verstrekken van gegevens. Alhoewel sprake is van een overeenkomstige
werkgebied constateert de bezwarencommissie ter zitting dat de werkzaamheden
in de referentiefunctie niet beperkt blijven tot vaktechnische onderwerpen, maar
ook beleidsonderwerpen behelzen en dat sprake is van een ruime diversiteit. Daarnaast
is, zo is ter zitting gebleken, in de referentiefunctie sprake van het opstellen,
aanpassen en bewaken van het werkprogramma van de sectorleiding, waarbij in de
organieke functie slechts sprake is van het vastleggen van conclusies/afspraken,
actiepunten en dergelijke en het bewaken van de voortgang en de afdoening hiervan.
Ook is in de referentiefunctie sprake van het opstellen/aanpassen/wijzigen van
(administratieve) procedures/richtlijnen voor de inrichting van werkdocumentaties,
hetgeen in de organieke functie van de ambtenaar niet voorkomt. Uitgaande van
de indicatieve functie-eisen in de referentiefunctie, waar sprake is van HAVO,
met secretaresseopleiding, ervaring en functiegerichte applicaties, merkt de
bezwarencommissie op, dat in de organieke functie van de ambtenaar sprake is
van HAVO/MBO werk- en denkniveau, ruime ervaring, functiegerichte applicaties
en kennis van het beleids-/werkterrein, waarop het bureau Veiligheid zich richt.
De bezwarencommissie merkt op dat geen absolute waarde gehecht kan worden aan
het aangegeven opleidingsniveau bij de zwaartebepaling van een functie, maar
het geeft wel een duidelijke schets in welk licht de verantwoordelijkheden in
de functie en de zwaarte van de functie-eisen moeten worden gezien. De bezwarencommissie
constateert naar aanleiding van hetgeen partijen hieromtrent ter zitting hebben
toegelicht, dat sommige taakaspecten in de referentiefunctie iets zwaarder zijn,
maar dat het totaal aan taken en de diversiteit hiervan in de organieke functie,
afgezet tegen de zwaardere indicatieve functie-eisen, een ander beeld schetsen.
Gebleken is dat in de referentiefunctie sprake is van het ondersteunen van de
sectorleiding, hetgeen in de organieke functie niet aan de orde is, daar functionaris
de leiding en de medewerkers van het Regiobureau Veiligheid ondersteunt. De bezwarencommissie
concludeert op grond van het vorenstaande en het ter zitting verhandelde, dat
de referentiefunctie zwaarder is; dit in relatie tot de inhoud en positionering
van de organieke functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid.
Het vorenoverwogene samenvattend komt de bezwarencommissie tot het volgende. De bezwarencommissie adviseert het bevoegd gezag de onderhavige functie van Secretarieel Medewerker Regiobureau Veiligheid in te delen in schaal 5. Het bezwaar van de ambtenaar acht de bezwarencommissie dan ook ongegrond.
De bezwarencommissie voegt bij deze brief het verslag van de in deze
zaak gehouden hoorzitting, dat geacht wordt deel uit te maken van
het advies. Tevens voegt
zij hierbij voor de ambtenaar bestemde afschriften van deze brief en van het
verslag. De bezwarencommissie verzoekt u deze afschriften aan betrokkene uit
te reiken tezamen met uw beslissing op het bezwaar. Van die beslissing ontvangt
de bezwarencommissie gaarne gelijktijdig een afschrift.
Hoogachtend,
Namens de bezwarencommissie
G. Koffeman, voorzitter
H.L. Kokshoorn, secretaris
